Контроль наличия расходных материалов: работа с заказами и учётом материалов. Заполнение журналов учёта

Один из важных аспектов работы ассистента — это организация и контроль расходных материалов. Без материалов невозможно провести ни одну процедуру. Их отсутствие, порча, истёкший срок годности или беспорядок на складе могут сорвать приём, замедлить работу врача и создать риск для пациента.

Ассистент стоматолога должен не только уметь пользоваться материалами, но и вести их учёт, делать заявки, отслеживать сроки хранения и поддерживать порядок на рабочих полках и в складских ячейках.

1. Расходные материалы: что входит
К расходным материалам относятся все одноразовые и быстро изнашиваемые средства, которые используются ежедневно:

• Перчатки, маски, шапочки, защитные экраны
• Слюноотсосы, одноразовые стаканчики, салфетки, наголовники
• Иглы, карпулы, анестетики
• Ватные валики, тампоны, марля
• Матрицы, клинья, коффердам, клампы
• Оттискные материалы, замешивающие ложки
• Шпатели, капсулы, цементы
• Дезинфицирующие растворы и средства для стерилизации
• Индикаторы, крафт-пакеты
• Шприцы, канюли, гуттаперчевые штифты и др.

Основные задачи ассистента по работе с материалами
Ежедневная проверка наличия расходников в кабинете
– Проверка остатков перед сменой.
– Пополнение из общего склада или у старшей медсестры.
– Организация материалов по типу и дате вскрытия/сроку годности.
Контроль сроков годности
– Все материалы с истекающим сроком подлежат утилизации.
– На упаковке должно быть видно дату производства и срок годности.
– Особое внимание — к анестетикам, стерильным шприцам, цементам, пломбировочным материалам.
Ведение учета и участие в инвентаризации
– Раз в неделю или месяц проводится сверка остатков.
– Ответственный ассистент участвует в пересчёте, фиксации недостач и списании.
Оформление заявок на закупку
– Сбор информации от ассистентов и врачей о необходимых позициях.
– Заполнение формы заявки (бумажной или электронной).
– Указание точного названия, формы выпуска, количества.
– Заявка согласовывается с заведующей, старшей медсестрой или закупщиком.
Оптимизация использования материалов
– Не допускать перерасхода, лишних вскрытий, загрязнений.
– Обучать новичков правилам бережного использования.
– Следить, чтобы упаковки открывались корректно, содержимое не портилась.

Ведение журналов учёта.
Журнал учёта расходных материалов в кабинете

• Название материала
• Дата получения
• Количество (получено / израсходовано)
• Остаток
• Подпись получившего
• Примечание (например, «истёк срок» или «заменено»)

Журнал контроля сроков годности

• Название материала
• Срок годности
• Место хранения
• Дата проверки
• Подпись ассистента

Журнал заявок

• Дата
• Название позиции
• Количество
• Причина заявки (плановая, срочная, дефицит, брак)
• Ответственный
• Дата выполнения (факт поступления)

Организация хранения и внутренний порядок
Основные принципы:

• Все материалы должны быть подписаны, промаркированы и удобно размещены.
• Визуально видно, что и где лежит (использовать контейнеры, подписи, деление по типу).
• Система FIFO (first in – first out): первыми используются материалы с ранним сроком.
• Все остатки пересчитываются еженедельно или ежемесячно, в зависимости от объёма и политики клиники.

Распространённые ошибки

• Несвоевременный заказ — привёл к срыву приёма.
• Перерасход: материал вскрыт «на всякий случай» и испорчен.
• Хранение в открытых условиях — нарушение стерильности.
• Смешивание старых и новых партий — риск использования просроченного.
• Неучтённые списания — создают путаницу в инвентаризации.

Контроль расходных материалов — это часть профессиональной ответственности ассистента. Именно вы обеспечиваете бесперебойную работу врача, безопасность пациента и порядок в кабинете. Точность, внимательность, своевременность заявок и системность в учёте — это залог уверенной и организованной работы клиники.
Невидимая часть профессии — это ваша сила.

Чек-лист еженедельной проверки запасов
1. Средства индивидуальной защиты (СИЗ):

• Проверить наличие перчаток всех размеров (S, M, L).
• Проверить количество и качество масок одноразовых.
• Убедиться, что есть запас шапочек.
• Проверить состояние защитных экранов и очков (чистота, целостность).
• Проверить срок годности всех одноразовых СИЗ.

2. Расходные материалы для приёма:

• Есть ли в наличии слюноотсосы и одноразовые стаканчики?
• Достаточно ли наголовников, слюнявчиков и одноразовых салфеток?
• Проверить запас ватных шариков, марли, валики.
• Убедиться в наличии тампонов, протирочных салфеток, дезсалфеток.

3. Анестетики и инъекционные принадлежности:

• Проверить наличие карпул с анестетиками (Ультракаин, Убистезин и др.).
• Проверить запас стерильных игл и карпульных шприцев.
• Контролировать срок годности каждого препарата и упаковки.

4. Материалы для пломбирования и реставрации:

• Убедиться в наличии композитов (разных оттенков), адгезивов и цементов.
• Проверить запас матриц, клиньев, коффердамов и клампов.
• Контролировать срок годности всех пломбировочных и фиксирующих материалов.

5. Материалы для ортопедии и оттисков:

• Проверить наличие альгинатной массы и силиконов (А- и С-силикон).
• Контролировать количество оттискных ложек, шпателей, капсул.
• Убедиться, что материалы хранятся по правилам (в сухом и прохладном месте).

6. Эндодонтические материалы:

• Проверить запас гуттаперчевых штифтов, силеров, эндо-игл и файлов.
• Убедиться, что есть ирригационные шприцы, канюли и дезрастворы для промывания каналов.

7. Дезинфекция и стерилизация:

• Проверить количество дезинфицирующих средств и растворов.
• Убедиться, что есть термоиндикаторы, химические индикаторы и тесты для автоклава.
• Проверить наличие крафт-пакетов, кассет, стерильных пакетов.
• Проверить наличие рабочих резиновых перчаток и фартуков для обработки.

8. Организация и порядок хранения:

• Все материалы подписаны, упакованы, хранятся отдельно по назначению.
• Используется принцип "первым поступил — первым использован".
• Отдельно выделены материалы с подходящим сроком годности (обозначены, отслеживаются).
• На полках и в ящиках чисто, аккуратно, отсутствуют просроченные позиции.

9. Оформление заявки на недостающие материалы:

• Составить список материалов, которые закончились или заканчиваются.
• Уточнить потребности у врача и старшего ассистента.
• Оформить заявку по форме (указать название, объём, причину запроса).
• Согласовать заявку с ответственным за закупки.

Рекомендация: Проводить проверку в конце недели, чтобы обеспечить бесперебойную работу с понедельника.
Ответственный: ассистент кабинета или назначенное лицо.